Thủ tục cấp giấy phép lao động: Hướng dẫn chi tiết A-Z

Giấy phép lao động là một văn bản được cấp người lao động nước ngoài bởi cơ quan có thẩm quyền. Khi sở hữu giấy phép này, người ngoại quốc có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Vậy thủ tục cấp giấy phép lao động cụ thể như thế nào? Mời bạn cùng Visa Viet tìm hiểu kỹ ngay trong bài viết sau.

Những đối tượng có thể thực hiện làm thủ tục cấp giấy phép lao động?

Thủ tục cấp giấy phép lao động là việc cần làm của người lao động nước ngoài khi họ muốn làm việc tại Việt Nam. Tuy nhiên để làm được thủ tục này. Pháp luật Việt Nam cũng quy định rõ về các đối tượng đủ điều kiện như sau:

• Người lao động nước ngoài có đủ năng lực hành vi dân sự theo đúng quy định của pháp luật.
• Người có sức khỏe tốt, đảm bảo được yêu cầu công việc đề ra.
• Người đảm nhiệm các vị trí cao như quản lý, chuyên gia, lao động kỹ thuật hay giám đốc điều hành.
• Lao động nước ngoài không thuộc đối tượng đang thi hành án. Hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài và pháp luật Việt Nam.

Những trường hợp được miễn giấy phép lao động, không cần làm thủ tục cấp giấy phép lao động

• Là thành viên trong hội đồng quản trị của một công ty cổ phần.
• Là chủ sở hữu hoặc thành viên thuộc công ty trách nhiệm hữu hạn.
• Là trưởng dự án, trường văn phòng đại diện của tổ chức phi chính phủ hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam.
• Vào Việt Nam chào bán dịch vụ không quá 3 tháng.
• Nhập cảnh vào Việt Nam để thực hiện xử lý các sự cố công nghệ, kỹ thuật. Sự cố mà những chuyên gia nước ngoài hoặc chuyên gia Việt Nam chưa thể xử lý được.
• Là Luật sư đã được cấp giấy phép hành nghề tại Việt Nam. 
• Là các học sinh, sinh viên hiện đang học tập tại Việt Nam. Tuy nhiên các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức nếu muốn sử dụng lao động nước ngoài này sẽ phải báo trước với cơ quan có thẩm quyền trước 7 ngày. ‘
• Trường hợp theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam là một quốc gia thành viên.
• Lao động nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam. Đồng thời lao động ấy đang sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.
• Người thân của thành viên cơ quan đại diện nước ngoài ở Việt Nam.
• Người được bộ Giáo dục là lao động nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam để nghiên cứu, giảng dạy.
• Lao động có hộ chiếu công vụ vào Việt Nam để làm việc cho các tổ chức chính trị, cơ quan và nước.
• Là lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Lưu thuộc các ngành cụ thể sau: Thông tin, xây dựng, kinh doanh, giáo dục, môi trường, y tế, du lịch, vận tải, phân phối, kinh doanh, văn hóa giải trí. 

Trường hợp lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động muốn làm việc tại Việt Nam thì có cần thực hiện thủ tục nào không?

Những doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân muốn sử dụng lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động thì bắt buộc phải xin xác nhận của Sở Lao động – Thương Binh & Xã Hội tối thiểu 7 ngày. Ngoại trừ các trường hợp sau:

• Nhập cảnh vào Việt Nam với mục đích chào bán dịch vụ dưới 3 tháng.
• Nhập cảnh vào Việt Nam để xử lý các tình huống phức tạp. Điều mà chuyên gia Việt Nam và chuyên gia nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam không thể giải quyết được.
• Vào Việt Nam để đảm nhiệm các vị trí giám đốc điều hành, quản lý, lao động kỹ thuật. Thời gian làm việc trong vòng 30 ngày và thời gian không được quá 3 lần/năm.

Hồ sơ xin xác nhận được miễn giấy phép lao động bao gồm những gì?

• Văn bản yêu cầu xác nhận lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động. Đơn này lấy theo mẫu số 09/PLI Phụ lục I – Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
• Bản sao chứng thực hộ chiếu vẫn còn hạn. 
• Giấy chứng nhận sức khỏe của nước ngoài hoặc Việt Nam được cấp trong 1 năm. Thời gian tính từ ngày hồ sơ được nộp.
• Văn bản chấp thuận yêu cầu sử dụng lao động nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền.
• Giấy tờ chứng minh lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động.

Lưu ý: Các loại giấy tờ trên đều phải nộp bản gốc hoặc bản sao đã được chứng thực. Trường hợp giấy tờ được cấp ở nước ngoài thì bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự. Dịch toàn bộ tài liệu sang tiếng Việt và có dấu xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Trong vòng 5 ngày làm việc, thời gian tính từ ngày bắt đầu nộp hồ sơ. Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ gửi văn bản xác nhận đến người đã yêu cầu. Trường hợp hồ sơ xác nhận được miễn giấy phép lao động bị từ chối thì lý do sẽ được nêu rõ trong văn bản trả lời.

Yêu cầu về hồ sơ trong thủ tục cấp giấy phép lao động 

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài sẽ bao gồm những loại tài liệu sau:

• Đơn xin cấp giấy phép lao động theo quy định.
• Giấy chứng nhận sức khỏe do các cơ sở y tế có thẩm quyền cấp. Thời hạn của loại tài liệu không được quá 12 tháng. Thời gian tính từ ngày có kết luận sức khỏe đến ngày hồ sơ được nộp.
• Văn bản xác nhận lao động nước ngoài không thuộc diện đang thi hành án hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Giấy tờ chứng minh là chuyên gia, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương tại nước ngoài. Thông thường kinh nghiệm được yêu tối thiểu phải từ 3 đến 5 năm.
• Trường hợp người lao động thuộc diện di chuyển công tác trong nội bộ doanh nghiệp. Lao động phải xuất trình được văn bản chứng minh cần thiết. Bao gồm giấy chứng nhận đã làm việc tối thiểu 12 tháng cho doanh nghiệp nước ngoài. Đồng thời cũng cần đính kèm theo quyết định chuyển đổi nơi làm việc.
• Những trường hợp lao động nước ngoài khác cũng sẽ phải cung cấp các văn bản chứng minh theo đúng quy định.
• 2 ảnh màu, nền trắng, kích thước, 4x6cm, được chụp không quá 6 tháng.
• Bản sao hộ chiếu hoặc các loại giấy tờ có giá trị tương đương với hộ chiếu đã được công chứng.

Thủ tục xin giấy phép lao động cụ thể như thế nào?

Bước 1: Đề nghị xin chấp thuận mong muốn sử dụng lao động nước ngoài – Thủ tục cấp giấy phép lao động

Người sử dụng lao động gửi đến Sở Thương binh- Lao động và Xã hội bản báo cáo giải trình về mong muốn sử dụng lao động nước ngoài. Lưu ý phải gửi trước ngày làm việc dự kiến của lao động ngoại quốc ít nhất 30 ngày.

Theo quy định của thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH. Ngoài nộp đơn trực tiếp. Người sử dụng lao động còn có thể tiến hành nộp tờ khai, báo cáo trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử.

Các bước thực hiện như sau:

Người sử dụng lao động nước ngoài đăng ký tài khoản điện tử và đăng nhập vào tài khoản đó để nộp hồ sơ. Thời hạn nộp là tối thiểu 20 ngày trước ngày làm việc dự kiến của người ngoại quốc.

Sau 12 ngày làm việc. Cơ quan chấp thuận sẽ gửi kết quả hồ sơ qua địa chỉ thư điện tử. Địa chỉ này được cung cấp bởi người sử dụng lao động nước ngoài. Trường hợp hồ sơ chưa đạt, cơ quan chấp thuận sẽ gửi yêu cầu chỉnh sửa.

Hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trong thủ tục cấp giấy phép lao động bao gồm: Mẫu báo cáo giải trình theo thông tư 40/2106/TT-BLĐTBXH.

Bước 2: Nộp hồ sơ – Thủ tục cấp giấy phép lao động 

Người sử dụng lao động nước ngoài phải gửi hồ sơ đến Sở Lao động, Thương binh & Xã hội để yêu cầu cấp giấy phép lao động cho người ngoại quốc. Sau 5 ngày, tính từ ngày hồ sơ được gửi. Sở sẽ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài theo quy định. Nếu hồ sơ xin cấp không hợp lệ. Sở cũng sẽ có nêu rõ lý do trong văn bản trả lời riêng.

Những điều cần lưu ý sau thủ tục cấp giấy phép hoạt động?

• Sau 5 ngày ký kết hợp đồng với người lao động đã được cấp giấy phép. Người sử dụng lao động sẽ phải gửi tới sở Lao động – Thương Binh & Xã hội bảo sao hợp đồng của hai bên. 
• Người sử dụng lao động phải đóng bảo hiểm cho lao động nước ngoài. Bởi theo quy định, người ngoại quốc làm việc hợp pháp tại Việt Nam cũng là một trong những đối tượng phải tham gia bảo hiểm xã hội.
• Báo cáo quá trình sử dụng lao động ngoại quốc khi được các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
• Thực hiện việc xin cấp thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài theo thời hạn của giấy phép lao động. Theo quy định loại giấy phép này chỉ có hiệu lực tối đa 2 năm. Do đó thời gian thẻ tạm trú cũng chỉ được 24 tháng. Tuy nhiên khi giấy phép lao động hết hạn vẫn có thể gia hạn thêm 1 lần duy nhất nếu muốn.

Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú cho ngoài bao gồm:

• Mẫu NA6 Đơn đề nghị xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài của người sử dụng lao động.
• Mẫu NA8 có dán ảnh của lao động nước ngoài.
• Hộ chiếu của người lao động nước ngoài.
• Giấy phép lao động đã được cấp.
• 3 ảnh 2cm x 3cm, phông nền trắng, chụp không quá 6 tháng.
• Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của bên sử dụng lao động. 

Những câu hỏi liên quan đến thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Điều gì sẽ xảy ra nếu không thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động?

Người lao động ngoại quốc nếu không có giấy phép làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Khi bị phát hiện sẽ bị phạt tiền tối đa 25 triệu. Thậm chí đối diện với nguy cơ bị trục xuất.

Riêng người sử dụng lao động. Khi sử dụng người lao động không có giấy phép, hoặc có giấy phép nhưng đã hết hạn. Người sử dụng có thể sẽ bị phạt hành chính lên đến 75 triệu. 

Lợi ích khi làm thủ tục xin giấy phép lao động và thành công nhận được giấy phép?

Khi người nước ngoài sở hữu giấy phép lao động có thể thực hiện xin cấp thẻ tạm trú. Đồng thời lao động ngoại quốc lúc này cũng sẽ được phép bản lãnh cho người thân xin cấp thẻ tạm trú thăm thân.

Lời kết: 

Thủ tục cấp giấy phép lao động là chủ đề được rất nhiều quan tâm. Hy vọng với những thông tin chi tiết được Visa Viet cung cấp ở trên, bạn sẽ nhanh chóng xin được giấy phép lao động tại Việt Nam. 

Dịch vụ tư vấn xin GPLĐ Việt Nam

Những khó khăn khi tự xin GPLĐ Việt Nam

Khi tự xin GPLĐ Việt Nam, bạn sẽ gặp phải những khó khăn sau đây:

• Không được hỗ trợ 24/7 các vấn đề về thủ tục hoặc các vấn đề phát sinh
• Mất nhiều thời gian chuẩn bị giấy tờ khi chưa hiểu rõ các thủ tục cần thiết
• Khó có thể xin gia hạn trong các trường hợp khẩn cấp
• Tốn chi phí phát sinh do không được tư vấn cặn kẽ
• Doanh nghiệp có thể bị chậm trễ công việc chính khi không hoàn thành kịp visa nhập cảnh cho nhân sự nước ngoài đúng thời hạn

Hiểu được những bất lợi kể trên của bạn, Visa Việt được ra đời với sứ mệnh giúp khách hàng tránh được những rủi ro không đáng có, tiết kiệm được thời gian và mang về sự hài lòng cho khách hàng và quý doanh nghiệp

Lợi ích nhận được khi sử dụng dịch vụ của Visa Việt

Khách hàng sẽ:

• Tiết kiệm thời gian hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết
• Được hỗ trợ tư vấn 24/7
• Miễn phí tư vấn mọi vấn đề liên quan đến xuất nhập cảnh
• Khách hàng và doanh nghiệp kịp thời nhập cảnh Việt Nam đúng thời hạn để tiếp tục công việc của mình.

Hãy Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận Tư vấn Miễn Phí ngay hôm nay